Si tratta di un'area applicativa che ha forti implicazioni gestionali, legate al riordino di materiali per la produzione e la vendita, ma riveste primaria importanza anche ai fini economici e finanziari.
Gestire in modo completo gli acquisti vuol dire anche dotarsi dì strumenti utili al controllo di gestione (esempio: analisi costi per commessa) e alla pianificazione finanziaria.
La procedura è costruita in modo che l'ufficio acquisti abbia tutti gli strumenti per la gestione dei rapporti con fornitori a partire dalla gestione dei listini e delle condizioni di acquisto. Il collegamento con le altre funzioni aziendali è garantito da due importanti procedure:
- La gestione delle richieste di riordino, ottimizza l'approvvigionamento dei materiali per la produzione e la vendita. Le richieste, provenienti in particolare dal modulo MRP, tramite funzioni di analisi e selezione fornitori vengono processate fino alla generazione degli ordini. L'ordine di acquisto può essere anche generato direttamente da un ordine cliente: in questo caso la merce in acquisto viene allocata per il cliente con conseguente segnalazione al momento dell'entrata merci da fornitore.
- La procedura richieste di approvvigionamento (RDA) è studiata per tutte le altre tipologie di acquisto (materiali vari e di consumo, investimenti, servizi, contratti manutenzione, ecc). La parametrazione permette di definire in modo integrale l' ambiente (richiedenti, tipo RDA, autorizzazioni, ecc.) e i flussi di approvazione anche con controlli budget e/o limiti di spesa.
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